Contexto

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitió el Concepto 0160 del 8 de mayo de 2025, en el cual responde a inquietudes relacionadas con el manejo contable de la caja menor, el reconocimiento de gastos no reembolsados al cierre del mes y la validez de documentos soporte electrónicos como evidencia de pagos.

Puntos clave del concepto

1. Naturaleza del saldo de la caja menor
   • La cuenta Caja Menor, al ser un fondo fijo, debe conservar su saldo invariable durante el período contable, salvo autorización expresa de incremento o disminución.
   • Las salidas de dinero no afectan directamente esta cuenta; los gastos se reconocen por separado mediante los reembolsos periódicos.
2. Tratamiento de los gastos no reembolsados
   • Los gastos deben reconocerse contablemente en el período en que se incurren, aplicando el principio de causación.
   • En caso de que no se hayan reembolsado al final del mes, se deben registrar en una cuenta por pagar a favor del responsable del fondo
   • No es procedente usar cuentas del grupo de efectivo para registrar valores por reembolsar, ya que estas solo deben reflejar efectivo disponible inmediatamente.
3. Soporte documental de pagos electrónicos

• No es obligatorio expedir un Recibo de Caja cuando se recibe un pago vía Transferencia Electrónica de Fondos (TEF).
• El comprobante bancario de la TEF puede constituir un documento soporte válido, siempre que cumpla con los requisitos del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, como:
  • Identificación del pagador y beneficiario
  • Fecha, valor y concepto o número de factura
  • Evidencia de la transacción

Normatividad de soporte

• NIIF para PYMES – Sección 11.8(a): define el efectivo como un activo
• DUR 2420 de 2015 – Anexo 6: establece los criterios para el sistema documental
• Concepto CTCP 2020-0195: sobre registros de caja menor, reiterado como doctrina vigente.

Impacto para las organizaciones

• Se reitera la necesidad de mantener la disciplina contable en el manejo del fondo fijo.
• Las entidades deben revisar sus procedimientos internos de control para garantizar el reconocimiento oportuno de gastos y evitar distorsiones en la presentación del efectivo.
• Se recomienda validar que los documentos soporte electrónicos usados actualmente cumplan con los elementos exigidos por la

Recomendaciones de FIDELIS ADVISORIES

• Asegure la formalización del monto del fondo fijo de caja menor mediante acto administrativo.
• Establezca un cronograma periódico de reembolsos para registrar oportunamente los gastos.
• Evalúe la actualización de las políticas de soporte documental para incluir los requisitos del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015
• Capacite al personal responsable sobre la naturaleza y tratamiento contable del fondo fijo.