1.  Contexto de la Consulta

Una propiedad horizontal presentó sus estados financieros del año 2024, los cuales no fueron aprobados en la asamblea de abril de 2025 debido a salvedades en el dictamen.

Posteriormente, dichos estados fueron ajustados, pero surgió la duda sobre quién debía firmar y certificar los estados financieros modificados:

• ¿La representante legal anterior o la actual?
• ¿La contadora que inicialmente los preparó, la que realizó los ajustes o el contador que asumió posteriormente?

2.  Respuesta del CTCP – Concepto 0213 de 2025

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) señaló lo siguiente:

• a) Certificación de los estados financieros
• Según el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros deben ser certificados por:
  • El representante legal, y
  • El contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen
• La certificación implica que se verificaron previamente las afirmaciones contenidas en los estados y que estas se tomaron fielmente de los libros de contabilidad.
• b) Alcance de la firma del contador público
• La firma del contador implica dar fe pública (Ley 43 de 1990, 10).
• Presume que las cifras reflejan razonablemente la situación financiera de la entidad y que los saldos provienen de los libros
• c) Limitación en la respuesta
• El CTCP aclaró que no es competente para definir quién debe figurar como representante legal en caso de trámites pendientes ante la alcaldía u otra autoridad.
• Esa determinación corresponde a aspectos jurídicos de representación

3.  Implicaciones para las Empresas

1. Responsabilidad del contador: La persona que firma los estados financieros (elaborados o ajustados) asume la responsabilidad de certificar que cumplen con los principios y normas contables
2. Importancia de la representación legal actualizada: El representante legal inscrito en el registro correspondiente será quien deba certificar, pero cualquier inconsistencia en la actualización podría generar cuestionamientos de validez.
3. Procesos internos de control: Las empresas deben garantizar que los ajustes y correcciones en estados financieros se documenten adecuadamente, con claridad sobre los responsables de su preparación y certificación.
4. Recomendaciones FIDELIS
   • Verificar la representación legal vigente en los registros oficiales antes de certificar o presentar estados
   • Formalizar los ajustes contables con actas y documentación soporte, identificando quién los realizó y bajo qué
   • Asegurar la trazabilidad en los procesos de elaboración, certificación y presentación de estados financieros, especialmente cuando hay cambios de administración o de contador.
   • Consultar asesoría legal y contable en casos de transición de representantes o responsables contables, para evitar riesgos de nulidad o controversias con asociados o terceros.

Conclusión:

La certificación de estados financieros modificados corresponde al representante legal vigente y al contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados ajustados. La firma del contador constituye fe pública y debe reflejar la razonabilidad de la información financiera.

Equipo de Investigación

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