Fecha: 27 de octubre de 2025

Tema: Requisitos para la deducibilidad fiscal de indemnizaciones laborales judiciales – Obligación de Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE) Referencia normativa: Concepto DIAN No. 1173 del 4 de agosto de 2025

Introducción

En el marco del fortalecimiento del sistema de facturación electrónica y la consolidación de mecanismos probatorios para efectos fiscales, la DIAN emitió el Concepto 1173 de 2025, reafirmando la obligación de generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE) como requisito para la procedencia de deducciones fiscales en el impuesto sobre la renta por pagos laborales y prestacionales originados en litigios judiciales laborales, aun cuando el vínculo contractual con el trabajador haya cesado.

Este pronunciamiento reviste especial importancia para empresas que enfrentan procesos judiciales laborales, acuerdos conciliatorios o decisiones judiciales con condenas económicas, pues define de forma inequívoca el tratamiento fiscal aplicable a estos pagos.

Fundamentos Jurídicos y Doctrinales

Naturaleza jurídica de los pagos derivados de litigios laborales

La DIAN parte del entendimiento de que los pagos efectuados como resultado de procesos judiciales laborales (sentencias, conciliaciones u otros fallos) mantienen su carácter de pagos laborales o prestacionales, ya que tienen como fuente la relación laboral, aunque esta ya no se encuentre vigente.

Apoyo normativo:

– Artículo 107-1, numeral 2 del Estatuto Tributario:

“Los pagos salariales y prestacionales, cuando provengan de litigios laborales, serán deducibles en el momento del pago siempre y cuando se acredite el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para la deducción de salarios.”

–  Decreto 2158 de 1948 (Art. 2):

La jurisdicción laboral conoce de conflictos jurídicos originados directa o indirectamente del contrato de trabajo. Esto implica que la fuente jurídica del litigio es la relación laboral, y no su vigencia al momento del pago.

Análisis:

Este criterio confirma que el origen jurídico del pago (relación laboral) es lo determinante para su calificación fiscal, no el momento del desembolso ni la vigencia del contrato. Por lo tanto, son tratados fiscalmente igual que los salarios ordinarios.

2.  Obligatoriedad del Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE)

Con fundamento en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, y las resoluciones DIAN 000013 de 2021 y 000165 de 2023, la entidad aclara que el DSNE es el mecanismo obligatorio para soportar la deducción de pagos derivados de relaciones laborales, incluidas sentencias o acuerdos judiciales.

–  Implicaciones clave:

• La falta de generación del DSNE inhabilita al empleador para deducir dichos pagos, incluso si fueron realizados como resultado de una condena judicial.
• El DSNE debe ser expedido en el mes en que se efectúe el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero (art. 2, 000013 de 2021).

Importante: Aunque el trabajador no está obligado a emitir factura ni documento equivalente (por su calidad de empleado o pensionado), el empleador sí tiene carga probatoria y debe respaldar estos pagos mediante el DSNE para garantizar la deducción fiscal.

3.  Diferencias permanentes por incumplimiento de requisitos

El artículo 105 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes obligados a llevar contabilidad no podrán deducir gastos que carezcan de los requisitos legales, generando así diferencias permanentes que aumentan la base gravable del impuesto.

Específicamente, no serán deducibles:

• Multas, sanciones, penalidades e intereses  moratorios  de tipo sancionatorio.
• Condenas provenientes de procesos judiciales distintos de los laborales (lo cual sí excluye indemnizaciones civiles, mercantiles o arbitrales).

Observación: En contraste, los pagos judiciales laborales sí pueden deducirse, en tanto:

1. Tengan origen en la relación
2. Se respalde el pago con el
3. Se cumplan los requisitos del artículo 108 del T.

Requisitos para la deducción de pagos laborales judiciales

Para que los pagos realizados como consecuencia de un litigio laboral sean deducibles en el impuesto sobre la renta, deben cumplirse las siguientes condiciones:

Requisito	Descripción
1. Carácter laboral del pago	Debe derivarse de una relación laboral previa. No aplica para condenas por conceptos extra laborales.
2. Cumplimiento del art. 108 E.T.	Demostrar pago efectivo y relación con el trabajo prestado.
3. Generación del DSNE	Obligatorio, incluso si el vínculo laboral ya finalizó. Debe generarse en el mes del pago o abono.
4. Registro contable	Correcta contabilización como gasto deducible.
5. No estar expresamente excluido	Que el pago no esté dentro de los conceptos no deducibles del artículo 105 E.T.

Recomendaciones para las empresas

Dado el contenido del Concepto 1173 de 2025, se sugiere a las empresas:

1. Asegurar la generación oportuna del DSNE, en los meses en que se realicen pagos derivados de procesos laborales, aun si el vínculo laboral finalizó hace años.
2. Implementar controles internos entre las áreas jurídica, contable y de nómina para identificar oportunamente decisiones judiciales laborales con impacto económico.
3. Evitar asumir que un pago por conciliación judicial está automáticamente exento del cumplimiento de requisitos fiscales. Lo que determina la obligación es el origen laboral del litigio.
4. Capacitar al equipo contable y tributario sobre los criterios técnicos de deducibilidad para evitar errores que puedan derivar en glosas fiscales.
5. Verificar que los documentos soporte sean emitidos de acuerdo con el anexo técnico de la Resolución 000013 de

Conclusión

La DIAN, mediante este concepto, reitera una postura ya esbozada en conceptos anteriores (como el 904137 de 2022), consolidando una línea doctrinal clara: los pagos derivados de procesos judiciales laborales conservan naturaleza laboral y deben ser soportados con DSNE para ser deducibles fiscalmente.

El incumplimiento de esta obligación genera diferencias permanentes, afectando negativamente la determinación del impuesto sobre la renta. Así, es fundamental que las organizaciones adopten medidas preventivas que aseguren el cumplimiento documental en estos casos.

Referencia oficial completa:

Concepto DIAN No. 1173 del 4 de agosto de 2025

Enlace a normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/