Boletín Informativo Tributario 28-2025

Fecha: 4 de diciembre de 2025

Tema: Conservación, gestión y disposición final de documentos contables y digitales

Referencia: Concepto CTCP 0279 del 2 de octubre de 2025

Ámbito: Normas contables, gestión documental, responsabilidad profesional y medios digitales

Introducción

La adecuada conservación, gestión y disposición final de los documentos contables —tanto físicos como digitales— constituye una obligación esencial para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad en Colombia.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), mediante el Concepto 0279 del 2 de octubre de 2025, aclara los criterios técnicos, legales y éticos relacionados con la tenencia, custodia, entrega y eventual deterioro o eliminación de documentos contables.

Este boletín presenta un análisis práctico de esta doctrina y su aplicación para empresas, contadores públicos, firmas de outsourcing contable y profesionales independientes.

1. Obligación de conservación de documentos contables

De acuerdo con el artículo 60 del Código de Comercio, el artículo 632 del Estatuto Tributario, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), se establece que:

  • Todos los libros y papeles del comerciante y de quienes tengan obligación de llevar contabilidad deben conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años.

  • El término se cuenta a partir del último asiento o comprobante relacionado.

  • La conservación puede realizarse en formato físico o electrónico, siempre que se garantice la integridad, exactitud y accesibilidad de la información.

Aunque el Estatuto Tributario exige cinco años, este término no exime el cumplimiento del periodo más amplio previsto en el Código de Comercio.

2. Formas y medios de conservación

El CTCP afirma que es válida la conservación mediante medios técnicos, magnéticos o electrónicos, tales como:

  • Documentos escaneados con respaldo adecuado.

  • Plataformas de almacenamiento en la nube con estándares de seguridad.

  • Discos duros, servidores o dispositivos físicos con mecanismos de protección.

Se recomienda llevar registros de control, tales como:

  • Inventarios de documentos conservados.

  • Actas de entrega o devolución.

  • Bitácoras de seguimiento documental.

  • Protocolos de acceso, control, cifrado o trazabilidad.

3. Gestión y disposición final de documentos

Una vez cumplido el término legal de conservación:

  • Es posible proceder con la disposición final (eliminación o archivo histórico), en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las directrices del Archivo General de la Nación.

  • En caso de eliminación, debe levantarse un acta de destrucción, describiendo el procedimiento efectuado y garantizando el respeto a la Ley 1581 de 2012 sobre datos personales.

  • Las Tablas de Retención Documental (TRD) son obligatorias para entidades públicas o privadas que ejerzan funciones públicas, pero las empresas privadas pueden adoptarlas como buenas prácticas.

4. Entregas a clientes y preservación de la buena fe

El CTCP señala que no existe un mecanismo judicial específico que obligue a un cliente a recibir documentación. Por ello, el contador o profesional responsable debe:

  • Enviar comunicaciones escritas (correo certificado, correo electrónico formal o actas de entrega).

  • Documentar su disposición a realizar la entrega.

  • Conservar evidencia de intentos de entrega fallidos.

Si los documentos se deterioran de manera involuntaria durante la custodia temporal —por accidente, desastres naturales o fallos técnicos— y se demuestra buena fe, diligencia razonable y ausencia de culpa, no se configura infracción alguna. Esto se ajusta al artículo 83 de la Constitución y a los principios de la Ley 43 de 1990.

5. Doctrina, normativa y jurisprudencia aplicable

  • Código de Comercio, art. 60

  • Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos

  • Estatuto Tributario, art. 632

  • Ley 962 de 2005, art. 28

  • Ley 1581 de 2012 – Protección de datos personales

  • Ley 43 de 1990 – Régimen del contador público

  • Constitución Política de Colombia, art. 83

  • Conceptos CTCP 2021-0087 y 2025-0279

Recomendaciones de FIDELIS ADVISORIES

  1. Implementar una política interna de conservación documental que defina tiempos, responsables y categorías de documentos (contables, tributarios, legales y administrativos).

  2. Digitalizar la documentación e implementar copias de respaldo con mecanismos de integridad (hash, firmas digitales, almacenamiento seguro).

  3. Mantener inventarios y registros de custodia con trazabilidad clara para auditorías o inspecciones.

  4. Formalizar entregas documentales mediante actas y soportes escritos, especialmente ante devoluciones o negativas del cliente.

  5. Contar con asesoría en gestión documental cuando se manejen altos volúmenes de información o datos sensibles.

  6. Ante deterioro accidental, documentar los hechos, conservar copias digitales y comunicar al cliente de forma transparente.

Conclusión

El Concepto CTCP 0279 de 2025 reafirma que las entidades y personas obligadas a llevar contabilidad deben conservar su documentación por un plazo mínimo de diez años, garantizando integridad, disponibilidad y cumplimiento normativo.

En FIDELIS ADVISORIES promovemos una gestión documental responsable, apoyada en herramientas tecnológicas y buenas prácticas contables, como base para la seguridad jurídica, la transparencia y la protección patrimonial.

Este boletín es de carácter informativo y no constituye asesoría personalizada. Para diseñar políticas de conservación documental, implementar soluciones digitales o gestionar la entrega segura de información, contáctenos.