Procedimiento disciplinario laboral: claves normativas, operativas y estratégicas

Enero de 2026

Marco normativo: Código Sustantivo del Trabajo (arts. 108, 113 y 62), Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral), jurisprudencia constitucional, Corte Suprema de Justicia y doctrina del Ministerio del Trabajo.

Introducción

El procedimiento disciplinario laboral es una herramienta jurídica esencial para el ejercicio legítimo del poder de dirección del empleador y, al mismo tiempo, para la protección de los derechos fundamentales del trabajador.

Con la entrada en vigor de la Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025), este mecanismo ha adquirido un mayor grado de formalismo y control normativo, lo que obliga a las empresas a revisar y ajustar sus políticas internas de sanción, evaluación del desempeño y convivencia organizacional.

Desde FIDELIS ADVISORIES, sostenemos que una adecuada gestión disciplinaria no debe tener un enfoque punitivo, sino correctivo, garantista y preventivo, orientado a preservar la eficiencia operativa, la legalidad y la armonía dentro de la organización.

¿Qué es el procedimiento disciplinario laboral y cuál es su finalidad?

El procedimiento disciplinario laboral es el conjunto de actuaciones y garantías que debe seguir el empleador para:

  • Determinar la existencia de una falta atribuible a un trabajador.

  • Garantizar el respeto al debido proceso.

  • Aplicar, si es del caso, una sanción conforme a la ley y al reglamento interno de trabajo.

Este procedimiento cumple funciones esenciales dentro de la relación laboral, pues no busca castigar de manera arbitraria, sino corregir conductas, prevenir reincidencias y asegurar la validez jurídica de cualquier medida disciplinaria.

Además, es un requisito indispensable para la legalidad de las sanciones y debe respetar derechos fundamentales como la defensa, la dignidad, la intimidad y la presunción de inocencia.

Marco normativo aplicable al procedimiento disciplinario

El régimen disciplinario laboral se encuentra regulado principalmente por las siguientes disposiciones:

  • Artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo: Obligatoriedad y contenido del reglamento interno de trabajo.

  • Artículo 113 del Código Sustantivo del Trabajo: Tipos de sanciones permitidas.

  • Artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo: Causales de terminación del contrato con justa causa (no constituyen sanción).

  • Jurisprudencia constitucional y doctrina del Ministerio del Trabajo: Exigencia del respeto al debido proceso.

  • Ley 2466 de 2025: Introducción de principios mínimos obligatorios y exigencia de su implementación en los reglamentos internos.

El reglamento interno de trabajo como eje del régimen disciplinario

El reglamento interno de trabajo constituye la base estructural del procedimiento disciplinario. Es obligatorio para las empresas que cuenten con más de:

  • Cinco trabajadores en el sector comercial.

  • Diez trabajadores en el sector industrial o mixto.

  • Veinte trabajadores en actividades agrícolas, forestales o ganaderas.

Incluso cuando no sea legalmente obligatorio, su adopción es altamente recomendable para estandarizar sanciones, deberes, prohibiciones y procedimientos.

Como mínimo, el reglamento interno debe contemplar:

  • Deberes, obligaciones y prohibiciones del trabajador.

  • Clasificación de las faltas (leves, graves y gravísimas).

  • Sanciones disciplinarias permitidas.

  • Etapas del procedimiento disciplinario.

  • Identificación de las personas facultadas para sancionar.

Principios rectores del procedimiento disciplinario (Ley 2466 de 2025)

La Reforma Laboral consolidó un conjunto de principios obligatorios que deben regir todo procedimiento disciplinario. Entre los más relevantes se encuentran:

  • Dignidad humana.

  • Presunción de inocencia.

  • Principio de favorabilidad o in dubio pro disciplinado.

  • Proporcionalidad.

  • Derecho de defensa y contradicción.

  • Intimidad y confidencialidad.

  • Imparcialidad y buena fe.

  • No discriminación y prohibición de doble sanción (non bis in ídem).

  • Legalidad y validez probatoria.

  • Inmediatez.

El incumplimiento de estos principios vicia el procedimiento y puede dar lugar a la nulidad de la sanción impuesta.

Etapas del procedimiento disciplinario laboral

El procedimiento disciplinario se desarrolla, como regla general, en tres fases claramente definidas:

Comunicación formal de apertura

Debe contener una descripción clara y precisa de los hechos, la identificación de la falta presunta y las normas aplicables, el traslado de las pruebas existentes y la convocatoria a la diligencia de descargos. El trabajador debe contar con un plazo mínimo de cinco días hábiles para preparar su defensa y tiene derecho a ser acompañado por un compañero de trabajo o un representante sindical.

Diligencia de descargos

La diligencia puede realizarse de manera escrita o verbal, dejando constancia en un acta debidamente firmada. Es válida su realización por medios virtuales, siempre que se garantice la identidad del trabajador, la confidencialidad de la actuación y la adecuada documentación del proceso.

Decisión final

Una vez valoradas las pruebas y los descargos, el empleador deberá adoptar una decisión motivada, que puede consistir en la absolución del trabajador, la imposición de una sanción disciplinaria proporcional o, en casos graves o reiterados, la terminación del contrato con justa causa. Esta última no constituye una sanción, sino una consecuencia legal.

Sanciones laborales permitidas

El ordenamiento jurídico colombiano admite, entre otras, las siguientes medidas:

  • Llamado de atención verbal o escrito, de carácter preventivo.

  • Multa, con un límite máximo de una quinta parte del salario diario y únicamente si está prevista en el reglamento interno.

  • Suspensión del contrato, sin salario ni aportes a ARL, pero con continuidad en salud y pensión.

  • Terminación del contrato con justa causa, siempre que exista motivación suficiente y se haya surtido el procedimiento previo.

Actualización del reglamento interno tras la Reforma Laboral de 2025

La Ley 2466 de 2025 otorgó un plazo de doce meses, hasta octubre de 2026, para que las empresas actualicen sus reglamentos internos de trabajo. Los nuevos reglamentos deben incorporar, entre otros aspectos:

  • Los principios del debido proceso disciplinario.

  • Procedimientos formales de sanción y descargos.

  • Uso de medios virtuales.

  • Protocolos de convivencia, equidad, acoso laboral y desconexión laboral.

  • Ajustes derivados de la reducción progresiva de la jornada laboral.

El Ministerio del Trabajo ya ha iniciado visitas de inspección y exige evidencia documental y práctica del cumplimiento de estas obligaciones.

Recomendaciones de Fidelis Advisories

Para mitigar riesgos legales y laborales, recomendamos a las empresas:

  • Actualizar oportunamente el reglamento interno conforme a la Reforma Laboral.

  • Capacitar a quienes tengan facultades disciplinarias en manejo de audiencias, pruebas y redacción de actas.

  • Utilizar medios digitales seguros para diligencias virtuales.

  • Evitar sanciones públicas, humillantes o desproporcionadas.

  • Documentar integralmente cada etapa del procedimiento.

  • Implementar códigos de ética o manuales de convivencia cuando no exista reglamento obligatorio.

  • Revisar casos reales ocurridos para verificar el cumplimiento del debido proceso.

Criterios jurisprudenciales relevantes

La jurisprudencia colombiana ha sido consistente en afirmar que el procedimiento disciplinario laboral debe garantizar un debido proceso real y efectivo, incluso en el ámbito privado. La omisión de estas garantías puede generar la ineficacia de las sanciones, el reintegro del trabajador o la imposición de indemnizaciones, además de riesgos reputacionales para la empresa.

Este marco jurisprudencial debe incorporarse de manera transversal en los programas de cumplimiento laboral, políticas de talento humano y diseño de reglamentos internos.

Conclusión

El procedimiento disciplinario laboral no admite improvisación. Exige legalidad, transparencia, proporcionalidad y trazabilidad. Para las empresas contemporáneas, implementar estos estándares no solo constituye un deber normativo, sino un pilar del buen gobierno corporativo, la gestión estratégica del talento humano y la mitigación de riesgos judiciales.

Desde FIDELIS ADVISORIES acompañamos a nuestros clientes en la actualización normativa, auditoría laboral, diseño de reglamentos internos y defensa procesal, como parte de nuestro compromiso con una cultura laboral justa, moderna y conforme al marco jurídico vigente.