Sanción por irregularidades en la contabilidad: error en el IVA

Una inexactitud en la declaración de IVA no configura, por sí sola, la conducta sancionable. ¿Puede la DIAN sancionar a una empresa por irregularidades en la contabilidad solo porque las cifras de su declaración de IVA no coinciden con las de sus libros? El Consejo de Estado, Sección Cuarta, respondió que no en la sentencia del 18 de junio de 2026 (radicado 76001-23-33-000-2020-01584-01, interno 28665, consejero ponente Wilson Ramos Girón). La conducta del artículo 654, literal e, del Estatuto Tributario se configura cuando la contabilidad se lleva de manera que impide verificar los factores de la base gravable, no porque existan inexactitudes en la liquidación privada.

El caso

La DIAN sancionó a la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A. por irregularidades en la contabilidad, mediante la Resolución 352412019000001 del 16 de mayo de 2019, confirmada por la Resolución 000783 del 27 de julio de 2020. La razón: diferencias entre las cifras de la contabilidad y las de la declaración de IVA del primer bimestre de 2018. El Tribunal Administrativo del Valle del Cauca negó la demanda el 24 de enero de 2024 y la sociedad apeló.

Las cifras que estudió la Sala, según el pliego de cargos del 11 de octubre de 2018:

Ingresos totales o netos: $74.668.152.355 en la contabilidad frente a $74.396.393.000 en la declaración inicial. La declaración de corrección los ajustó a $74.668.152.000, es decir, a la contabilidad.
Ingresos gravados a la tarifa general: $14.483.697.194 en la contabilidad frente a $14.532.267.000 en la declaración, cifra que no se modificó en la corrección.

Tras la corrección, la DIAN mantuvo la sanción por la diferencia en los ingresos gravados: $48.569.806. La sociedad aportó certificados del revisor fiscal y del proveedor del sistema contable sobre la debida llevanza de la contabilidad.

Primer problema: correspondencia entre el pliego de cargos y la sanción

Cuando la sanción se impone por resolución independiente, los artículos 638 y 655 del Estatuto Tributario exigen un pliego de cargos previo, y la conducta imputada en él debe ser la misma que finalmente sustenta la sanción. La sociedad alegó que la diferencia en los ingresos gravados a la tarifa general solo habría aparecido al resolver el recurso de reconsideración.

La Sala encontró que, desde el pliego de cargos, la resolución sanción y la resolución que resolvió el recurso, la DIAN se refirió a las dos diferencias, la de ingresos netos y la de ingresos gravados. Hubo correspondencia y este cargo no prosperó.

Segundo problema: qué sanciona el artículo 654, literal e

La conducta: no llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
La sanción (artículo 655): el 0,5 % del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder 20.000 UVT, sin perjuicio del rechazo de costos y deducciones sin soporte.
La contabilidad como prueba (artículos 772 a 775): los libros llevados en debida forma son prueba a favor del contribuyente y, ante desacuerdos con las declaraciones, prevalecen los asientos contables.
Las conductas que reprime, según la Sala: no llevar contabilidad, no registrar los libros, no exhibirlos cuando se requieren, llevar doble contabilidad, o no diligenciarlos de modo que permitan establecer las bases de liquidación o con registros no oportunos.

La decisión de la Sala

Un error en la declaración no es, por sí solo, una irregularidad en la contabilidad. La Sala no compartió el criterio de la DIAN de que el error en la base gravable es el que genera la infracción. La conducta del literal e se configura cuando la forma en que se lleva la contabilidad impide verificar o determinar los factores de la base gravable. En este caso, fue precisamente a partir de los datos de la contabilidad que la DIAN detectó las inexactitudes de la declaración: la contabilidad sí permitía cumplir esa finalidad.

Ante discrepancias entre la declaración y la contabilidad, la DIAN debía aplicar el artículo 775 (prevalecen los asientos contables) y, si había lugar, iniciar dentro del término de firmeza del artículo 714 la revisión oficial del tributo con base en los registros contables. No era procedente sancionar por hechos que no se subsumen en las conductas del artículo 654, máxime cuando no se acreditó que las inconsistencias obedecieran a omisiones o defectos en los registros.

El fallo revocó la sentencia del tribunal, declaró la nulidad de las resoluciones sancionatorias y que la sociedad no adeuda suma alguna por esa sanción, con costas de ambas instancias a cargo de la demandada. La Sala no estudió los cargos de aplicación analógica del tipo infractor ni de proporcionalidad de la multa, por ser alegaciones nuevas no planteadas en la demanda, ni los demás cargos de nulidad, como el non bis in idem, al desvirtuarse el fundamento de la sanción.

La consejera Myriam Stella Gutiérrez Argüello salvó el voto: consideró procedente la sanción porque la diferencia en ingresos gravados persistía tras la corrección y los certificados no se respaldaban en un comprobante o nota contable que justificara el menor valor contabilizado.

Un ejemplo: diferencias entre contabilidad y declaración

Caso hipotético, con cifras ilustrativas. Comercial Delta registra en su contabilidad ingresos gravados de $2.000 millones en un bimestre y declara $2.050 millones en el IVA. La administración detecta la diferencia comparando la declaración con los libros y le impone la sanción por irregularidades en la contabilidad.

Si la contabilidad está bien llevada: los libros están al día, soportados, y permitieron a la autoridad verificar la base. Según la sentencia, la diferencia es una inexactitud de la declaración, no la conducta del literal e. La vía es el artículo 775 y, si procede, la revisión oficial dentro de la firmeza; la sanción por irregularidades no sería procedente.
Si la contabilidad no permite verificar: si Delta no registra los libros, no los exhibe, lleva doble contabilidad o sus registros no son oportunos, de modo que no se pueden establecer las bases de liquidación, sí puede configurarse la conducta, con la sanción del artículo 655.
La defensa: Delta debe mostrar que su contabilidad es idónea, con estados financieros, certificados y soportes, y que la autoridad la usó para detectar la diferencia.

Recomendaciones de Fidelis Advisories

Conciliación contable y fiscal: concilie cada periodo los ingresos gravados de la contabilidad con los de la declaración de IVA, no solo los ingresos netos.
Correcciones completas: al corregir una declaración, ajuste todos los rubros con diferencias. En el caso, la corrección cubrió los ingresos netos pero no los gravados.
Certificados que abarquen lo discutido: pida al revisor fiscal certificaciones que mencionen expresamente los rubros observados y conserve los comprobantes o notas contables que los respalden.
Respuesta al pliego de cargos: conteste dentro del plazo con soportes contables y revise que la conducta imputada sea la misma que luego fundamente la sanción.

Concepto consolidado

¿Una diferencia entre lo declarado en el IVA y lo registrado en la contabilidad permite sancionar por irregularidades en la contabilidad? No por sí sola. El artículo 654, literal e, del Estatuto Tributario sanciona la contabilidad llevada de forma que impide verificar o determinar la base gravable, no la inexactitud de la liquidación privada. Ante la discrepancia prevalece la contabilidad y la vía es la revisión oficial dentro del término de firmeza. Si la autoridad detectó la diferencia precisamente gracias a los libros, esos libros eran idóneos y la sanción no procede.

Se trata de una sentencia de segunda instancia dictada por mayoría, con salvamento de voto, sobre un caso del año gravable 2018; su aplicación a otros casos depende de los hechos de cada uno.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Para su caso particular, contáctenos.